Organisation/Detailplanung

Bei der Organisationsphase werden die Aufgaben genau festgelegt und geplant.
Wichtig ist, dass hier ein zeitlicher Ablaufplan mit Reservezeit berücksichtig wird.

Locationauswahl

(Kapazität, Erreichbarkeit, Event-Equipment…)

• Verträge erstellen
• Gesetzliche Vorschriften prüfen
• Bewilligungen einholen
• Versicherungen

Logistik

• Unterkunft
• Transport
• Parkplätze
• Ausschilderung
• Chauffeurdienste
• Back-Stage

Mögliche Eventausstattung

• Bestuhlung
• Tische
• Bistrostühle / Polsterstühle
• Festzelt-Garnitur
• Heizungsanlagen
• Toiletten
• Podeste
• Garderoben
• Messe/Sponsor-Stände

Mögliche Eventdekoration

• Lichtinszenierungen
• Blumenarrangements
• Tischdekoration
• Gläser/Geschirr

Catering

• Fingerfood/ Häppchen
• Buffet
• 3-Gänge Menü
• Snacks
• Softdrinks / Cocktails / Sekt
• Empfang

Equipment

• Beschallungstechnik für die richtige Tonübertragung
• Projektionsbeamer
• Leinwände
• Mikrofone, Lautsprecher
• Kabeltechnik
• Goboprojektionen
• Himmelsstrahler
• Showtechnik (Movinglights, Scheinwerfer, Stroboskop-Effekte)
• Traversen
• Vorhangsysteme
• Bühne & Licht
• Laufstege

Personal

• Hostessen / Kasse
• Securities
• Helfercrews
• Servicepersonal
• Garderobenpersonal
• Dekorateure
• Veranstaltungstechniker

Event-Programm

• Eventmoderation (Referenten, Moderatoren, Animatoren)
• Fotograf
• Kameramann
• Entertainer (Dancers, Bands, Comedy, DJs)

Gestaltung & Druck

• Einladungen
• Flyer, Poster, Prospekte
• Werbegeschenke
• Namensschilder
• Pressematerial

Werbemassnahmen

• Radiowerbung
• Internetwerbung
• Promotion (Flyerbox, Hand-in-Hand)
• Pressemitteilung